ZUS, czyli rewolucja cyfrowa w urzędach

Od kilku lat Zakład Ubezpieczeń Społecznych regularnie wprowadza nowe rozwiązania i ułatwienia dla wszystkich swoich klientów, począwszy od przedsiębiorców, a skończywszy na emerytach i rencistach. Elektroniczne zwolnienia lekarskie, projekty e-składka czy e-akta to tylko część e-zmian zachodzących w ZUS. Zakład już na dobre wkroczył w XXI wiek i etap rewolucji informatycznej. Pod tym względem w grupie instytucji publicznych jest absolutnym liderem innowacyjności

Platforma Usług Elektronicznych ZUS to pierwszy i najbardziej kompleksowy e-urząd, który udostępniła centralna instytucja publiczna w Polsce. Korzysta z niej obecnie prawie 3 mln zarejestrowanych klientów, głównie biznesowych. Od kilku lat dostęp do tego swoistego e-ZUSu możliwy jest poprzez bankowość elektroniczną. Logując się na swój profil na PUE ZUS, każdy klient jest zdefiniowany przez Zakład w roli, w której występuje w ubezpieczeniach społecznych. Większość z nas jest w roli ubezpieczonego, ale do tego dochodzą jeszcze role płatnika składek (przedsiębiorcy), lekarza czy świadczeniobiorcy (emeryt, rencista lub osoba chora, która pobiera zasiłek z ZUS). W zakładkach dotyczących konkretnych ról, w których występujemy, mamy możliwość skorzystania z innych usług udostępnionych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. I tak: jako ubezpieczony możemy składać wnioski o różnego rodzaju świadczenia, a jako płatnik np. o wydanie zaświadczeń o niezaleganiu w opłacaniu składek. Każdy przedsiębiorca może się też rozliczać przez internet za pośrednictwem powiązanego ze swoim profilem na PUE programu e-Płatnik. Z kolei profil lekarza umożliwia wystawianie elektronicznych zwolnień lekarskich. Każdy z nas w każdej chwili ma możliwość sprawdzenia na swoim profilu dowolnych informacji, jakie na nasz temat posiada ZUS. Możemy zweryfikować stan swojego konta emerytalnego, podleganie konkretnym ubezpieczeniom, czy – w przypadku przedsiębiorcy – stan aktualnych rozliczeń z ZUS. Emeryt i rencista za pośrednictwem PUE może ściągnąć przygotowywaną przez Zakład deklarację podatkową. To właśnie dzięki Platformie Usług Elektronicznych możliwe jest budowanie kolejnych usług dla klientów Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Pierwsze „e” dla przedsiębiorców

Wdrożenie projektu e-Składka było jednym ze sztandarowych projektów ZUS. Nie było tak dużej reformy w opłacaniu i ewidencjonowaniu składek na ubezpieczenia społeczne od czasu reformy emerytalnej z 1999 r. E-składka zmieniła sposób opłacania i ewidencjonowania, czyli rozliczania wpłat dokonywanych przez ponad 2,5 mln płatników. Jeszcze w 2017 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych odnotowywał dość duży problem z niezidentyfikowanymi wpłatami składek. Tym samym problem mieli przedsiębiorcy, za których nie można było rozliczyć wpłat składkowych. Ponad 270 tysięcy błędnych przelewów w roku – to pokazuje skalę problemu przed wprowadzeniem przez ZUS e-składki, czyli indywidualnych numerów rachunków składkowych. W sprawie każdego z tych błędnych przelewów trzeba było prowadzić postępowanie wyjaśniające. Powód błędów był często prozaiczny: przedsiębiorca nie opisywał w sposób poprawny przelewów. Dziś nikt już przelewów opisywać nie musi. Nie ma już konieczności przeprowadzania czterech odrębnych płatności, oddzielnie dla każdego funduszu: Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, Funduszu Zdrowia, Funduszu Pracy i Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Funduszu Emerytur Pomostowych. Dziś wystarczy jedna płatność – jeden przelew, w opisie którego można napisać zdawkowo: składki. Resztę za przedsiębiorcę zrobi sam Zakład Ubezpieczeń Społecznych. 

Blisko 257 mld zł wpłat na indywidualne rachunki składkowe, czyli o 20 mld zł więcej niż w roku 2017, to efekt z jednej strony bardzo dobrej kondycji gospodarki, ale również kwestia uszczelnienia systemu poboru składek i jego uproszczenia. Tymczasem tylko do końca marca 2019 r. w ramach e-składki wpłynęło do ZUS o ponad 4,7 mld zł więcej środków ze składek niż w porównywalnym okresie 2018 r. Oznacza to przekroczenie pułapu ponad 67 mld zł.

Jak zwolnienie, to tylko „e”

We Włoszech elektroniczne zwolnienia lekarskie wprowadzono jeszcze w 2011 r. Do dziś liczba zwolnień, które w Italii wystawiane są w formie papierowej, sięga 2 proc. wszystkich wystawianych zaświadczeń. Biorąc pod uwagę tylko ten przykład, pesymiści przewidywali, że szanse na powodzenie projektu e-zwolnień w Polsce są niewielkie. Tymczasem według stanu na koniec marca, liczba papierowych zaświadczeń lekarskich stanowiła jedynie 0,3 proc. wszystkich wystawionych zwolnień. W ostatnich dniach marca już tylko po kilku lekarzy dziennie decydowało się na wystawienie zwolnienia papierowego. Od 1 grudnia do końca marca średnio do Zakładu wpływało ok. 80 tys. elektronicznych zwolnień dziennie. W rekordowe dni wpływało ich niemal 200 tys. Były dni, w których w ciągu jednej sekundy Zakład miał do obsługi ponad 20 e-zwolnień i system nawet na chwilę nie miał przestoju. W całym roku przez Kompleksowy System Informatyczny ZUS, który obsługuje e-zwolnienia, przejdzie ponad 20 mln formularzy. Ta liczba również dość dobrze pokazuje wyzwanie, przed jakim stanie Zakład, wdrażając tzw. e-ZLA. Systemy informatyczne wielu podmiotów komercyjnych nie wytrzymywały przy mniejszym wolumenie spraw. A trzeba wziąć pod uwagę fakt, że system informatyczny ZUS przetwarza dodatkowo miesięcznie ok. 100 mln dokumentów rozliczeniowych od polskich przedsiębiorców i kilkaset tysięcy rocznie wniosków o świadczenia długoterminowe, a dodatkowo setki tysięcy innych wniosków i zaświadczeń.

Dziś ponad 116 tys. lekarzy ma zarejestrowany profil na Platformie Usług Elektronicznych uprawniający do wystawiania e-ZLA, a prawie 121,3 tys. lekarzy otrzymało z ZUS certyfikat umożliwiający podpisywanie zwolnień elektronicznych. Szybko rośnie też liczba asystentów medycznych. Obecnie jest ich ponad 12 tys., z czego 2,7 tys. dysponuje certyfikatem ZUS, który daje możliwość podpisywania e-zwolnień. Co ciekawe, certyfikat ZUS, który został opracowany w samym Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, będzie też obsługiwał wchodzący w życie system e-recept.

Dokumenty pracownicze z „e”

Od stycznia tego roku pracodawca sam decyduje już, w jakiej formie chce przechowywać dokumentację pracowniczą – papierowo czy elektronicznie. Skraca się również okres przechowywania tej dokumentacji z 50 do 10 lat. Dla wielu firm to szansa, że znikną sterty zbędnej dokumentacji i koszty związane z przechowywaniem dokumentacji w prywatnych archiwach. I tu ponownie główną rolę we wprowadzaniu tej zmiany odgrywał Zakład Ubezpieczeń Społecznych, którego system będzie teraz gromadził i przechowywał większą liczbę danych. Co ciekawe, ZUS okazał się bardziej przygotowany do tej zmiany niż szereg polskich firm, które cały czas zastanawiają się, jak i kiedy przejść na elektronizację dotychczas zgromadzonej dokumentacji pracowniczej za osoby po raz pierwszy zatrudnione od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. Do połowy marca 530 pracodawców złożyło oświadczenie o chęci skrócenia czasu przechowywania dokumentacji za tych pracowników z 50 do 10 lat.

 

Wyzwania przyszłości

Dziś wiele instytucji publicznych we wprowadzaniu e-usług korzysta z doświadczenia Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, ale też czeka i spogląda na kolejne kroki, których dokona ZUS na polu e-administracji. Platforma Usług Elektronicznych cały czas jest zasilana nowymi rodzajami usług, z których klienci Zakładu mogą korzystać elektronicznie. Aby sprostać nowym wyzwaniom, ZUS zamierza unowocześnić największy system IT w tym kraju, czyli mający już trochę ponad 20 lat Kompleksowy System Informatyczny. Właśnie zapadają rozstrzygnięcia co do „wyglądu” KSI 2.0. Ten krok obserwowany jest już nie tylko przez segment instytucji publicznych, ale także przez podmioty rynku komercyjnego. Żaden z nich nie podjął się jeszcze tak dużego wyzwania, jakie podejmuje właśnie Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Anna Knapek


Rozmowa z prof. Gertrudą Uścińską,prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Dla niektórych to zaskakujące, ale już od pewnego czasu za wzór instytucji budującej sprawne e-państwo uznawany jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Jak to się stało, że to właśnie ZUS stał się liderem e-administracji?

Rolą Zakładu Ubezpieczeń Społecznych była i jest profesjonalna obsługa klientów, zarówno od strony płaconych składek, jak i wypłacanych świadczeń. Ciągła profesjonalizacja i podnoszenie jakości świadczonych przez nas usług to cel, który nam przyświeca przy wprowadzaniu kolejnych zmian, zarówno w sferze zewnętrznej obsługi, jak i wewnętrznych procesów. To może banał, ale interes naszych klientów jest dla nas najważniejszy. A gdzie dziś są ci nasi klienci? Coraz częściej w tzw. sieci, czyli internecie. Nasi klienci korzystają ze wszystkich nowoczesnych rozwiązań. My wychodzimy naprzeciw ich oczekiwaniom. Dlatego też Zakład można śmiało uznać za prekursora e-administracji w Polsce. Dwie najważniejsze reformy w sferze e-usług, które zostały wprowadzone w ostatnim czasie z sukcesem, to e-zwolnienia i e-akta. Obie reformy wprowadzał Zakład i obie oparte są na naszym Kompleksowym Systemie Informatycznym i Platformie Usług Elektronicznych. Chcemy wykorzystywać nowe technologie, żeby z jednej strony ułatwiać życie klientom, ale też usprawniać nasze wewnętrzne działania – oczywiście przy zachowaniu maksimum bezpieczeństwa.

Takim sztandarowym przykładem na ułatwianie życia klientom i usprawnianie wewnętrznych działań jest chyba projekt e-składka? 

Zdecydowanie tak. Śmiem twierdzić, że to największa reforma w ubezpieczeniach społecznych od czasu reformy systemu emerytalnego w 1999 r., która wprowadziła indywidualne konta dla wszystkich ubezpieczonych. My w styczniu ubiegłego roku zrobiliśmy poniekąd to, co reforma sprzed 20 lat, tylko że w stosunku do płatników składek – przedsiębiorców. Od początku ubiegłego roku każdy z nich ma już swój indywidualny numer rachunku składkowego w ZUS. Zamiast więc trzech lub nawet czterech skomplikowanych przelewów – wraz ze składką na Fundusz Emerytur Pomostowych, dziś przedsiębiorca wykonuje już tylko jeden zwykły przelew w standardowym formacie. Nie musi dokładnie go opisywać, ponieważ wpłata jest identyfikowana poprzez numer rachunku, na który jest przekazywana. Wystarczy, że napisze w tytule np. „składki” lub „ubezpieczenia”. My już sami w imieniu płatnika rozksięgujemy cały przelew na poszczególne fundusze. W ten sposób opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne jest znacznie prostsze, a przy tym mniejsze jest prawdopodobieństwo popełnienia błędu. Zaświadczają o tym sami przedsiębiorcy. W 2017 r. popełnili oni ponad 270 tys. błędów w przelewach do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W ubiegłym roku liczba ta spadła do 348.

Liczby to jeden argument potwierdzający sukces projektu e-składki, a opinia przedsiębiorców – to drugi. Wielokrotnie już słyszałam na różnego rodzaju spotkaniach ze stowarzyszeniami pracodawców i przedsiębiorców, że wprowadzenie indywidualnych numerów rachunków składkowych to przykład na to, jak administracja publiczna może ułatwiać prowadzenie działalności gospodarczej. Dziś każdy przedsiębiorca, poza mniejszą liczbą przelewów, ma swoje rozliczenia pod ręką i zawsze może do nich zajrzeć – ułatwia mu to właśnie jego własny indywidualny rachunek w ZUS.

W związku z e-składką w tym roku po raz pierwszy ZUS wysłał list z podsumowaniem rozliczeń w roku 2018 do wszystkich firm w Polsce.

Rzeczywiście, od tego roku rozpoczęliśmy wysyłkę informacji ze wskazaniem salda rozliczeń na 31 grudnia minionego roku. Chcemy, by każdy przedsiębiorca był świadom, jak wygląda jego sytuacja finansowa w materii ubezpieczeń społecznych. Naszym celem jest budowanie świadomości u polskich przedsiębiorców o wadze tego zagadnienia. Chcemy też, by każdy kontrolował stan swoich rozliczeń. Daliśmy narzędzie, które to ułatwia, tj. Platformę Usług Elektronicznych ZUS, gdzie na bieżąco można zapoznać się ze swoimi płatnościami składkowymi i saldem na koncie. Niestety nie wszyscy przedsiębiorcy z tego narzędzia korzystają, więc jeszcze staramy się do nich dotrzeć drogą tradycyjną. Nie ukrywam, że dobrze by było, gdybyśmy mogli kontaktować się z naszymi płatnikami w sieci, bo to przyspiesza i upraszcza kontakt, ale rozumiem, że nie każdy musi używać nowoczesnych narzędzi.

Z pewnością największym wyzwaniem dla ZUS w ostatnich kilku miesiącach było wprowadzenie elektronicznych zwolnień lekarskich, o których już pani profesor wspomniała. Wszystko przebiegło tutaj zgodnie z planem, czy też trzeba było podejmować działania ponadstandardowe?

Z pewnością ponadstandardowe jest to, że wdrożenie e-zwolnień przebiegło bez problemów. I nie mówię, że jest to ponad standard dla administracji publicznej, bo i podmioty komercyjne przy tak dużych projektach, opartych na systemie IT, niejednokrotnie sobie nie radziły. Dziś mamy już wystawionych 9 mln elektronicznych zwolnień lekarskich od 1 grudnia ubiegłego roku, kiedy to wprowadzaliśmy powszechność tego systemu w życie. Po drodze nie zanotowaliśmy żadnej awarii i żadnego przestoju. Mieliśmy dosłownie chwilowe spowolnienie przyjmowania e-zwolnień przez nasz system informatyczny, ale trwało to zaledwie około 2 godzin. Biorąc pod uwagę fakt, że tylko 3 grudnia, czyli w pierwszym roboczym dniu działania systemu obsługującego e-ZLA, przyjęliśmy 150 tys. zwolnień, to z całym przekonaniem mogę powiedzieć, że odnieśliśmy tu sukces.

A jaki jest przepis na wprowadzenie w życie tak dużej reformy cyfrowej bez żadnego problemu?

Najprościej rzecz ujmując, trzeba się profesjonalnie przygotować. Nasze przygotowania trwały nie miesiąc i nie dwa, ale od listopada 2017 r. do listopada 2018 r. Zdefiniowaliśmy wszystkie ryzyka, jakie mogą wystąpić w projekcie i staraliśmy się zniwelować możliwość ich wystąpienia. Nasz system informatyczny był wielokrotnie testowany przed uruchomieniem projektu e-zwolnień. Eliminowaliśmy każdy najmniejszy błąd, który pojawiał się w toku tych testów.

Ale przecież, jak w każdym projekcie, nawet informatycznym, najważniejsi są ludzie i bez nich niczego się nie zrobi. Choćbyśmy więc opracowali najlepszy na świecie system do elektronicznej obsługi zwolnień lekarskich, ale lekarze nie zdecydowaliby się ich wystawiać elektronicznie, a pracodawcy elektronicznie odbierać, to nic by się nie zmieniło. Nadal korzystalibyśmy z papierowych druków. Dlatego tak ważna była współpraca z lekarzami i pracodawcami. Każdy mógł liczyć na szkolenie i pomoc we wdrożeniu systemu po swojej stronie. Powołaliśmy specjalnych koordynatorów w każdym naszym oddziale, którzy odpowiadali za współpracę z placówkami medycznymi. Na bieżąco też współpracowaliśmy z twórcami tzw. aplikacji gabinetowych, tak by mogli wprowadzić funkcjonalność e-ZLA do swoich systemów. Wszystko zadziałało, bo zadziałali ludzie. Dziś Światowa Organizacja Zdrowia przedstawia projekt e-ZLA jako przykład profesjonalnego wprowadzania zmian na styku ubezpieczeń społecznych i zdrowia publicznego. Zakład stanowi wzór do naśladowania w profesjonalizmie wprowadzania zmian.

Obecnie Zakład jest w trakcie wprowadzania w życie reformy skracającej okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. I to też jest dla nas duże wyzwanie, ale wyzwanie, do którego dość długo się przygotowywaliśmy. Przepisy, które weszły w życie z początkiem stycznia, zakładają skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat oraz możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej zamiast papierowej. Oszacowane na 130 mln zł rocznie w skali całej gospodarki koszty tak długiego przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz prowadzenia jej w postaci papierowej były od dawna wskazywane przez przedsiębiorców jako jedne z głównych barier prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Wprowadzenie projektu e-akta to pomoc dla przedsiębiorców. I tu ponownie za przygotowanie narzędzi, które będą pomocne przy skróceniu okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, odpowiadał Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji i jej elektronizacja oznacza, że państwo musi na siebie przejąć dotychczasową część obowiązków firm. Tę odpowiedzialność przejął ZUS, który będzie gromadził większą liczbę informacji o osobach ubezpieczonych, które na bieżąco będą przekazywać pracodawcy. To wymagało wprowadzenia szeregu zmian w programach rozliczeniowych, czyli Płatniku i e-Płatniku oraz w samym systemie informatycznym Zakładu. Co oczywiste, byliśmy przygotowani na wejście w życie nowego prawa i od 1 stycznia tego roku przyjmujemy już od części przedsiębiorców poszerzony zakres informacji o pracownikach. Dzięki temu w przyszłości nie będą oni musieli przedkładać dodatkowych dokumentów, występując o świadczenia z ubezpieczeń społecznych. Cały czas szkolimy pracodawców i pomagamy im sprostać nowym wyzwaniom, które pomogą ograniczyć ich obowiązki wobec państwa.

Rozmawiała: Anna Knapek